C. Verhaar

31 december 2021

Op 26 januari 2022 heeft de raad een besluit genomen over de huisvesting Burgerweeshuis op basis van de onderzoeken naar fasering op de alternatieve locaties (4advies) en naar de businesscase/ exploitatie van een toekomstbestendig poppodium (Berenschot). In opdracht van de raad zijn twee scenario’s onderzocht, in samenwerking met Burgerweeshuis: verbouwing van de huidige locatie of vestiging op een alternatieve locatie. Voor het scenario van een alternatieve locatie heeft de raad gevraagd om de mogelijkheden van fasering te onderzoeken en om ter afronding van de initiatieffase één voorkeursscenario voor te leggen. In het raadsvoorstel waarover op 26 januari jl. is besloten is het scenario ‘In één keer over’ naar de Sint Olafstraat 5 als voorkeursscenario voorgelegd.

De raad heeft het college opgedragen het huisvestingsproject Burgerweeshuis aan te merken als groot project zoals bedoeld in de Leidraad Grote Projecten (Voorjaarsnota 2021, motie 10b.1). Conform raadsbesluit en leidraad gaat het project nu over naar de Verkenningsfase met als doel/ projectresultaat een raadsbesluit na de zomer van 2022 over de definitiefase, als eerste deelfase van de verkenningsfase. Na dit besluit volgen, wanneer tot een ‘go’ wordt besloten, binnen de verkenningsfase nog de deelfasen ontwerp en voorbereiding, voordat het project overgaat naar de eventuele realisatiefase.

Het raadsbesluit van 26 januari is gegaan over het voorstel van het college om:

• De initiatieffase af te ronden op basis van het Initiatiefdocument huisvesting Burgerweeshuis
• Het college opdracht te geven de verkenningsfase te starten voor de Stiholocatie (Sint Olafstraat 5) op basis van het scenario ‘in een keer over’
• Een aanvullend voorbereidingskrediet van € 150.000 beschikbaar te stellen voor het verfijningsonderzoek en dit te dekken uit de gereserveerde € 4 miljoen voor de huisvesting van het Burgerweeshuis
• Het project te laten vallen onder de Leidraad Grote Projecten

Achtergrond
De aanleiding voor het onderzoek naar een toekomstscenario voor Burgerweeshuis komt voort uit twee invalshoeken: cultuur en vastgoed. Het nadenken over de toekomst van deze culturele instelling is het afgelopen decennium een doorgaand proces geweest. Burgerweeshuis is sinds 1984 als jongerencentrum gevestigd aan de Bagijnenstraat en wordt sinds 1994 gebruikt als toonaangevend poppodium dat jaarlijks circa 70.000 bezoekers trekt. Het gemeentelijk pand (en de huurovereenkomst) is echter niet meegegroeid met de bedrijfssituatie. De programmering en activiteiten die Burgerweeshuis uitvoert zijn niet meer passend in en op de huidige locatie. Dit heeft geleid tot geluidsoverlast en onrust bij omwonenden van Burgerweeshuis. De geluidsoverlast speelt al langer; in 2021 is aan Burgerweeshuis naar aanleiding van geluidsmetingen een last onder dwangsom opgelegd. Hierdoor heeft Burgerweeshuis noodzakelijk de programmering moeten afschalen. Vanwege de coronamaatregelen waren de activiteiten al op een lager pitje en deels geprogrammeerd in Burgerhaven, waar de coronamaatregelen beter kunnen worden toegepast. Daar komt met het opheffen van de coronamaatregelen weer verandering in. Hiervoor loopt een traject buiten de scope van dit project om, al houden beide trajecten elkaar nauw op de hoogte.  

Met dit project beoogt het college een volgende stap te zetten in de realisatie van een toekomstbestendig poppodium in de gemeente Deventer. In het Bestuursakkoord (2018) is hierover het volgende opgenomen:
“Het Burgerweeshuis heeft plannen voor een grote verbouwing. In het najaar verschijnt een verfijningsonderzoek. Daarmee en met de Cultuurvisie, wordt duidelijk wat de behoeften en de mogelijkheden zijn en kunnen we keuzes maken. Zo komt een lang gekoesterde wens om het poppodium goede huisvesting te bieden, die past bij de kwaliteit van de programmering, dichterbij. Daarnaast willen we programmering die aantrekkelijk is voor jongeren en de instellingen worden daartoe uitgedaagd.”

Projectbesluitvorming:
Het project, zoals dat nu is opgezet, is gestart op 1 juli 2021 en is gericht op een raadsvoorstel over de beoogde locatie en op een scenario van ‘in één keer over’ van Bagijnenstraat naar deze locatie.  
Op 23 november heeft het college het voorstel aan de raad aangeboden met beslispunten. Op 15 december is dit raadsvoorstel beeldvormend besproken. Op 26 januari 2022 is het raadsvoorstel vastgesteld. De raad heeft vastgesteld om:

• De initiatieffase af te ronden op basis van het lnitiatiefdocument huisvesting Burgerweeshuis;
• Het college opdracht te geven de verkenningsfase te starten voor de Sint Olafstraat 5 (Stiholocatie) op basis van het scenario 'in een keer over';
• Een aanvullend voorbereidingskrediet van €150.000 beschikbaar te stellen voor het verfijningsonderzoek en dit te dekken uit de gereserveerde €4 miljoen voor de huisvesting van het Burgerweeshuis
• Het project te laten vallen onder de Leidraad Grote Projecten.

Huidige projectfase:
Verkenningsfase – eerste fase, definitiefase

Het doel is om met een raadsbesluit over het verfijningsonderzoek op de Stiho-locatie een volgende stap te kunnen zetten naar uiteindelijk de realisatie van een nieuw Burgerweeshuis (BWH). Dit verfijningsonderzoek maakt onderdeel uit van de verkenningsfase conform de Leidraad grote projecten. Deze verkenningsfase bestaat uit 3 onderdelen (of deelfasen): 1. Definitie (verfijningsonderzoek); 2. Ontwerp; 3. Voorbereiding. Op elk onderdeel volgt een apart raadsbesluit. Het eerstvolgende raadsbesluit in dit kader gaat over de definitiefase (deelfase 1) en over de volgende producten:

1. De uitkomsten van het verfijningsonderzoek: o.a. ruimtelijk functioneel en getekend Programma van Eisen waarmee we naar de ontwerpfase kunnen overgaan
2. Een uitgewerkt dekkingsplan o.b.v. businesscase en exploitatiebegroting (incl. cofinanciering)
3. Een onderbouwd transformatieplan voor een nieuw BWH
4. Een gedetailleerde planning voor de gehele verkenningsfase tot realisatie
5. Een actualisatie van risico’s en risicobeheersmaatregelen, in tijd en geld gezet

Het project bevindt zich in de afrondende fase met als resultaat het voorliggende raadsvoorstel. De onderzoeksrapporten van 4advies en Berenschot zijn in oktober door het projectteam vastgesteld ten behoeve van besluitvorming in de raad. Het projectteam bestond uit een vertegenwoordiging van Burgerweeshuis, De Nieuwe Oost en een gemeentelijke vertegenwoordiging vanuit verschillende vakdisciplines. Bureau 4advies heeft het faseringsonderzoek op de havenlocaties uitgevoerd. Berenschot heeft een marktverkenning uitgevoerd naar poppodia, dat heeft geleid tot een businesscase inclusief exploitatie voor de huidige locatie en de alternatieve locaties. Tot slot heeft een taxateur (BBH) de waarde bepaald van de Bagijnenstraat en de taxaties geactualiseerd van de alternatieve havenlocaties. Dit zijn bouwstenen geweest voor het Initiatiefdocument huisvesting Burgerweeshuis. Conform planning is het raadsvoorstel in november 2021 aan de raad aangeboden.

Na raadsbesluit wordt een nieuw project gestart dat zich richt op de verkenningsfase.

Q4:
Op 26 januari 2022 is het raadsbesluit genomen om over te gaan tot de verkenningsfase. Het project bevindt zich in het begin van de verkenningsfase. Op 2 maart 2022 staat een startgesprek gepland met de raad.  De uitvoering van de op 26 januari 2022 aangenomen motie Verkenningsfase Huisvesting Burgerweeshuis, zal bij de uitvoering worden betrokken.

Op koers

Op koers

Voor dit project is €90.000 geraamd in het plan van aanpak.  
Eind vierde kwartaal is €72.211 uitgegeven.
Dit bedrag bestaat uit:
- ureninzet (projectmanagement en begeleiding, o.a. expertise Vastgoed)       € 35.529
- Facturen aan bureaus (excl. BTW).                   € 36.682

Het resterende bedrag van de initiatieffase (van circa €17.789) wordt ingezet ter dekking van risicobeheersmaatregelen.
Voor het verfijningsonderzoek, als onderdeel van de verkenningsfase, van dit project is een bedrag van €150.000 vrijgegeven. Momenteel worden offertes opgevraagd voor de projectuitvoering.
Een verkenning naar potentiële dekkingsmogelijkheden d.m.v. subsidies/ cofinanciering (Rijk, provincie) wordt meegenomen in het vervolgtraject.

Nee

Nee

Nee

Behoeft aandacht

Q4 2021: In deze fase is het risico vooral of er een locatiebesluit wordt genomen voor het nieuwe Burgerweeshuis en of we deze locatie kunnen verwerven.  

Het gehele project richting (eventuele) realisatie van een nieuw Poppodium kent meerdere risico’s, te weten; politiek-bestuurlijke, maatschappelijke, financiële, juridische, planning, omgevings- en technische risico’s. Deze zijn meegenomen in een uitgebreide risicoanalyse onder begeleiding van de concern controller. De risicoanalyse is onderdeel van de stukken die ter besluitvorming aan uw raad zijn voorgelegd. Een actualisatie van de risico’s en de risicobeheersmaatregelen worden in de verkenningsfase verder uitgewerkt.

Nee

Op koers

Op koers

Communicatie is afgestemd met de programmamanage/portefeuillehouder in het PHO in verband met de huidige situatie aan de Bagijnenstraat en de relatie met omwonenden.

Dit project hangt nauw samen met 2 andere gemeentelijke trajecten waarover besluitvorming nog moet plaatsvinden, namelijk:
- Ontwikkelbeeld Bergweide 3-4 en Havenkwartier en de aangenomen motie over wonen
- Ambitiedocument Wonen en Voorzieningen – versterken arbeidsmarkt en verjongen