Uit het overgrote deel van de (verbijzonderde) interne controles blijkt dat de gemeente heeft gehandeld binnen de geldende kaders en richtlijnen van het voorwaardencriterium. Er is getoetst op financiële fouten en onzekerheden met betrekking tot de aspecten recht, hoogte, duur.

Hieronder volgt een toelichting op de financiële fouten in 2021. De financiële onzekerheid over het dienstjaar 2021 was nihil.

Deloitte Audit Advisory Public heeft met betrekking tot de uit te voeren standaard controles (VIC’s) 2021 de volgende primaire processen getoetst.

  • Inkopen goederen en diensten
  • Rechtmatigheid Europese aanbestedingen
  • Investeringen MVA (materiele vaste activa)
  • Participatiewet/ IOAW/ IOAZ/ BBZ/ LKS/Tozo
  • Subsidieverstrekkingen en bijdragen derden
  • Subsidievaststellingen
  • Belastingopbrengsten
  • Overige opbrengsten
  • Lonen en salarissen
  • Mutaties grondexploitatie
  • Mutaties eigen vermogen

Deloitte Accountants heeft een IT audit uitgevoerd; gericht op de general IT-controls en op cybersecurity. Uit de door Deloitte Audit Advisory Public uitgevoerde standaard controles vloeiden de volgende financiële onrechtmatigheden uit voort.

Europese aanbestedingen

Rechtmatigheid van de aanbestedingen van inkopen respectievelijk inhuur. Er is getoetst aan de Aanbestedingswet. Onderstaand de bevindingen

Inkoop

  1. De historische onrechtmatige post PinkRoccade per 31 december 2021 is gecontroleerd; zoals eerder gememoreerd hangt deze samen met opdrachtverleningen van voor de periode 2012/2013. Deze kent nog een onrechtmatigheid over geheel 2021 van totaal €126.105 (excl. Btw).
  2. Na een rechtmatig verlopen aanbestedingstraject inzake een applicatie rondom de processen Jeugd en WMO is tijdens het implementatietraject noodzakelijkerwijs besloten (april 2018) om deze toch niet af te ronden. Om alsnog de continuïteit van deze processen te kunnen waarborgen en zorgvuldig een nieuw aanbestedingstraject te kunnen uitvoeren is er bewust voor gekozen (besluit college in mei 2018) om voor de bestaande leveranciers, nieuwe opdrachten te verstrekken. Het risico van onrechtmatigheid is bij de besluitvorming meegewogen en geplaatst tegenover de controle gap van de rechtmatigheid (totale onrechtmatigheidsgrens: 1% van lasten (inclusief reserves); deze bedroeg toen afgerond €4,06 miljoen). Per saldo bedraagt de onrechtmatigheid van deze inkoop in 2021 €271.496 (excl. Btw) ; in 2020 was dit €151.912 (excl. Btw) en in 2019 was dit €132.872 (excl. Btw). Overigens is er inmiddels een Europese aanbesteding doorlopen ten behoeve van de “Vak applicaties Sociaal domein”. Deze opdracht is gegund per 23 december 2020. Het oude pakket is nu uitgefaseerd; met betrekking tot het boekjaar 2022 worden hieromtrent geen onrechtmatigheid verwacht.

Inhuur

Expliciet is getoetst of de externe inhuur financieel rechtmatig is uitgevoerd in 2021. De inhuurlasten over het jaar 2021 bedragen in totaal afgerond
€9.498.000. Per saldo is hiervan afgerond €562.000 onrechtmatig. Dit heeft betrekking op een viertal inhuurdossiers die de Europese aanbestedingsdrempel (2021: €214.000) hebben overschreden.
De achtergrond van deze onrechtmatigheid hangt samen met het feit dat deze 4 meerjarige inhuren (vanaf boekjaar 2019) zijn verlengd waarbij volgens de regelgeving eerst vooraf een Europese aanbesteding had moeten plaatsvinden of een inhuuropdracht via de inhuurdesk had moeten verlopen. Dit is dus verzuimd; door meerwerk respectievelijk aanvullende opdrachten zijn de betreffende inhuurkrachten langer ingehuurd (ook in 2020 en 2021). En zo is het Europese grensbedrag overschreden.

Ondernomen actie om de onrechtmatigheid inhuur in de toekomst te voorkomen.

Binnen de gemeente Deventer zijn in de afgelopen jaren verschillende maatregelen genomen en instrumenten geïmplementeerd om de fiscale risico’s (de Wet deregulering beoordeling arbeidsrelaties (DBA) en de risico’s vanuit de aanbestedingsregels te mitigeren. Dit zijn onder andere;

  • Het samenstellen van de kadernota inhuur;
  • De periodieke monitoring van de inhuurlasten;
  • Het controleren van inhuur die niet via de inhuurdesk is verlopen;
  • Het inschakelen van de inhuurdesk bij inhuur behoeften;
  • Het gebruik van door de Belastingdienst goedgekeurde modelovereenkomsten;
  • Het periodiek, via bijvoorbeeld een steekproef, toetsen of de inhuur van een medewerker fiscaal juridisch juist is aangegaan en gedurende de inschakeling niet alsnog een dienstbetrekking is ontstaan.

Gezien de krapte op de arbeidsmarkt en het rechtmatig, doelmatig/doeltreffend kunnen inzetten van inhuurkrachten wordt in 2022 nader geïnventariseerd welke aanvullende en alternatieve oplossingen voorhanden zijn waarmee binnen de kaders van bestaande wet- en regelgeving externe inhuur mogelijk is.

De totale financiële onrechtmatigheid over het dienstjaar 2021 bedraagt dus in totaal €959.168 (excl. Btw). In 2020 was dit €554.442 (excl. Btw).

De bevindingen van de controles, onderzoeken en audits worden periodiek gerapporteerd aan college en raad.

Het sociale domein

In de afgelopen periode zijn de verantwoordingen en bijbehorende controlerapportages ontvangen van de SVB, BVO Jeugdzorg IJsselland en de zorgaanbieders WMO en Beschermd wonen. De gemeentelijke accountant weegt de uitkomsten hiervan mee in zijn oordeel over de rechtmatige bestedingen in de gemeentelijke jaarrekening.

Verantwoording SiSa, IMG

Op basis van de uitgevoerde controlewerkzaamheden blijkt dat op de aangeleverde bijlagen SiSa het totaal financieel verantwoorde bedrag
van €53.168.780 juist en rechtmatig is.