De gemeente Deventer vindt een sterke controlefunctie van groot belang. Onder deze controlefunctie valt:

• Optimaliseren van het zelf controlerend vermogen;
• Beheersing van de risico’s;
• Gedegen evaluaties van de doeltreffendheid en de doelmatigheid van het gemeentelijk beleid (ex. Artikel 213a Gemeentewet);
• Toepassen van audits.

Belangrijke aspecten bij de organisatie van de controlefunctie zijn

• Opzetten van heldere kaders (doelstellingen en randvoorwaarden);
• Heldere (tussentijdse) informatievoorzieningen;
• Een goed opgezette en beschreven administratieve organisatie;
• Goed verankerde (verbijzonderde) interne controle van processen waarbij wordt vastgesteld dat:
  • Er in de opzet sprake is van een goede Administratieve Organisatie/Interne Beheersing;
  • De processen worden uitgevoerd volgens de beschreven opzet;
  • De interne controlemaatregelen worden uitgevoerd volgens de gestelde kwaliteitseisen.
• Management control en het voeren van de gesprekken hierover;
• Het toepassen van risicomanagement.

Interne controles en onderzoeken

De artikelen 212 en 213a uit de Gemeentewet bepalen dat het college jaarlijks diverse interne controles en onderzoeken uitvoert om te bepalen of beleidsuitvoering door de ambtelijke organisatie binnen de gestelde kaders plaatsvindt.

De uit te voeren controles en onderzoeken zijn opgenomen in het auditplan 2021 en hebben onder andere betrekking op fiscale audits, getrouwheidscontroles, standaard controles op primaire processen en specifieke onderzoeken.
De gemeente kent een aantal primaire processen (o.a. inkopen) met een fors materiele omvang waarbij het van belang is dat deze periodiek worden getoetst “buiten het proces”; het zijn zogenaamde verbijzonderde interne controles (VIC’s). Deze standaard verbijzonderde controles werden vanaf de tweede helft 2018 tot en met 2020 uitgevoerd door de huisaccountant Deloitte Accountants conform de optie die hiervoor was opgenomen in de offerte aanvraag ten behoeve van Europese openbare aanbesteding accountantsdiensten (in 2017).
Kernoverwegingen hierbij zijn geweest doelmatigheidsaspecten (lees: structurele realisatie bezuinigingen en de verder aanscherping van de eisen op het gebied van onafhankelijkheid, deskundigheid en kwaliteit inzake het “zelfstandig uitvoeren van de verbijzonderde interne controles” teneinde “Cos 610” proof te kunnen zijn zodat de accountant volledig kan steunen op deze controles. Het begrip “Cos 610” proof houdt in dat de accountant de uitgevoerde werkzaamheden niet behoeft te “dupliceren” (lees: afzonderlijk weer moet toetsen/ screenen).
Ingaande het boekjaar 2021 is het verbijzonderde interne controleprogramma uitgevoerd door Deloitte Audit Advisory Public. De gemeente is eindverantwoordelijk voor de planning, uitvoering, kwaliteit en deugdelijke onderbouwing van de eindresultaten.
In 2021 is, in nauwe samenwerking met Deloitte Audit Advisory Public, een actueel intern controleplan opgesteld waarin een koppeling is gemaakt met het normenkader en de risicoanalyse. Om de verbijzonderde interne controlewerkzaamheden zo goed mogelijk aan te sluiten op de (externe) accountantscontrole is er dit jaar voor gekozen om bij de uitvoering van de verbijzonderde interne controle zowel de getrouwheid als de rechtmatigheid in de scope te nemen. Dit is ook logisch, omdat er een grote overlap is tussen rechtmatigheid en getrouwheid.

Conclusie

De gemeente beschikt over een gedegen (verbijzonderde) interne controle. Dit geeft de accountant voldoende inzicht voor een oordeel over de getrouwheid en rechtmatigheid.
De (verbijzonderde) interne controles richten zich op de administratieve organisatie en interne controle. De toepassing van deze essentiële beheersmaatregelen wordt daarmee gecheckt. Waar nodig leidt de evaluatie tot aanpassingen in de bedrijfsvoering. Met deze stappen is de uitvoering van de (verbijzonderde) interne controles van voldoende niveau.